Manager Summit 2019: Quản trị tập trung theo mô hình tập đoàn – thay đổi để tốt hơn

“Quản trị tập trung” để tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí tiếp tục là vấn đề lớn được mổ xẻ tại Manager Summit 2019 – với mục tiêu “Thay đổi để tốt hơn”. 140 nhà quản lý trong toàn hệ thống FECON đã tham gia Hội nghị, trong hai ngày 18 và 19/6.

140 Nhà lãnh đạo, quản lý trong hệ thống FECON đã tham dự Manager Summit 2019 - Change for better tại Quảng Ninh.

“Đặt vấn đề” cho Manager Summit năm nay là bài trình bày của Chủ tịch Phạm Việt Khoa về Chiến lược tập đoàn 2020 – 2025. Bản Chiến lược là chắt lọc của quá trình gần 6 tháng làm việc với KPMG, song song với đó là công sức của toàn bộ team leader tham gia khóa học dưới sự dẫn dắt của chuyên gia Nguyễn Hữu Thái Hòa và làm bài tập tổng kết là xây dựng chiến lược cho 2 mảng Tổng thầu và đầu tư. “Bông hoa 5 cánh” bao gồm Nền và móng; công trình ngầm đô thị, xây dựng, hạ tầng và đầu tư cuối cùng được Chủ tịch Phạm việt Khoa vẽ chi tiết, phân công công việc phụ trách đến từng Phó TGĐ, khẳng định định hướng trở thành Tập đoàn xây dựng và phát triển hạ tầng hàng đầu Việt Nam dựa trên quan điểm phát triển bền vững và năng lực xuất sắc về kỹ thuật nền – móng, ngầm và kết cấu công trình. Chủ tịch nhấn mạnh cơ chế quản lý theo mô hình Tập đoàn, quản lý và chia sẻ cơ hội quyền lợi giữa các công ty trong hệ thống.

Và để thực hiện được chiến lược đã đặt ra, câu chuyện về Quản trị tập trung là một trong những vấn đề quan trọng.

Chủ tịch HĐQT Phạm Việt Khoa tiếp tục giữ quan điểm Quản trị Tập trung trong giai đoạn 2020 - 2025.

Quản trị tập trung để tiết kiệm chi chí và tối ưu nguồn lực

Mở đầu cho nhóm các bài tham luận về chủ đề này là của bộ phận Nhân sự. Theo đó, coi “con người là tài sản quý giá nhất”, FECON xác định ưu tiên phát triển tổ chức khung trước: định danh các vị trí và khung lương thỏa đáng với người lao động, quản lý định biên; năng suất lao động phải tập trung nhằm giảm thiểu phát sinh số lượng nhân sự không cần thiết.

Trường phòng Nhân sự - FCN, chị Nguyễn Lan Anh đã chỉ ra sự “cồng kềnh”, phân tán trong hệ thống quản trị nhân sự mà FECON đang “mắc phải”. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc quản lý cũng như tận dụng nguồn nhân lực. Chị Lan Anh cho rằng, việc quy về quản lý tập trung sẽ giảm từ 32 cán bộ nhân sự hiện nay người xuống còn khoảng 20 trong toàn hệ thống.

Đối với công tác khách hàng và phát triển dự án, quản trị tập trung đã là định hướng từ khá lâu của FECON, từ khi kích hoạt hệ thống CRM. Tuy nhiên, phải cho đến thời điểm này, câu chuyện mới trở nên cấp bách hơn khi các công ty thành viên ngày một nhiều và cần sự thống nhất để phát huy tối đa nguồn lực hiện có. Ban Phát triển Dự án (PTDA) được thành lập để hiện thực hóa công việc này.

Xuất phát từ thực trạng thông tin dự án đang bị phân tán do nhiều đầu mối cùng quản lý trong quá trình tham gia đấu thầu khiến tỷ lệ trúng thầu chưa đạt như kỳ vọng. Trưởng ban PTDA – Đồng Văn Mạnh đã đề xuất sắp xếp thứ tự ưu tiên để cùng có sự phối hợp triển khai giữa các bộ phận, công ty trong hệ thống. Thứ tự ưu tiên căn cứ vào cấp dự án đã phân theo quy định của công ty. Dự án cấp đặc biệt, cấp 1 ưu tiên đưa về công ty mẹ, các cấp khác sẽ được linh hoạt giao cho các đơn vị thành viên. Bên cạnh đó, Ban PTDA cũng đã đề xuất chia khu vực đấu thầu và thi công theo phương án khu vực vùng miền để tận dụng lợi thế của từng đơn vị, tránh chồng chéo trong công tác chào thầu. Tuy nhiên, ý kiến này cũng xuất hiện nhiều hạn chế trong thực tế triển khai nên cần thêm những tính toán cụ thể hơn.

Và cuối cùng, quản trị cung ứng tập trung là nội dung nhận được nhiều sự quan tâm của ban lãnh đạo cũng như đội ngũ quản lý FECON. Theo trưởng phòng Cung ứng, Nguyễn Văn Thanh, việc phân tách quản lý nhà cung cấp hiện nay đang dẫn đến thực trạng chồng chéo, phức tạp trong quá trình thanh toán cũng như tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín. Quản lý công tác cung ứng tập trung sẽ tập trung vào các dự án cấp đặc biệt, cấp 1 để huy động tổng lực các nguồn lực một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả tránh tình trạng chậm thanh toán, nhà cung cấp ngừng bán hàng gây chậm tiến độ dự án. Tuy nhiên, việc thay đổi này sẽ được làm từng bước trong giai đoạn tới để tránh xung đột trong quá trình phân cấp gây ảnh hưởng đến vận hành trong hệ thống.

Nền tảng IT – sự đòi hỏi cấp thiết của thời đại 4.0

Xoay xung quanh vấn đề quản trị tập trung, cả 3 báo cáo đều nhắc đến việc ứng dụng nền tảng công nghệ như một “nút thắt” để giải quyết các bài toán khó. Nếu như nhân sự đề xuất về việc sử dụng một phần mềm mới thân thiện, hiệu quả và giảm tải trong công tác quản lý hồ sơ, tính lương, thay thế cho ERP thì nhóm phát triển dự án đề xuất một phần mềm để tập hợp danh sách khách hàng trong đó đảm bảo việc bảo mật cao nhưng cũng cho phép quản lý thông tin một cách minh bạch, thuận lợi. Trong khi đó, hệ thống E-bidding cũng đã được giới thiệu trong phần trình bày của Trưởng phòng cung ứng, theo đó, ngân hàng nhà thầu sẽ được thiết lập và dùng chung cho hệ thống. Các thông báo mời thầu sẽ được gửi đi một cách tự động, tiết kiệm thời gian và chi phí.

FECON luôn chuẩn bị tâm thế và hành động để CNTT có thể hỗ trợ tối đa vào quá trình vận hành hệ thống.

Ứng dụng công nghệ thông tin trên mọi công đoạn của công việc là việc đã nhiều lần được bàn bạc và được coi  là việc sống còn của tất cả các doanh nghiệp hiện nay, tạo nên sự cạnh tranh cho doanh nghiệp. Và đây cũng sẽ là bài toán quan trọng đối với FECON trong thời gian tới.

NQC – mới mà cũ!

Buổi làm việc cuối cùng trong kỳ Manager Summit 2019 là cùng nhau bàn bạc về chủ đề NQC – với sự dẫn dắt của chuyên gia Nguyễn Hữu Thái Hòa.

NQC (Non Quality cost) thực chất là việc nhìn lại toàn bộ quy trình công việc, từ đó phát hiện những lỗ hổng dẫn đến mất chi phí “oan”. Đây là việc làm cần thiết để cùng nhau phát hiện ra những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc, từ khâu vật liệu đầu vào đến những lỗi mắc phải khiến chúng ta bị phát sinh chi phí, công sức để giải quyết vấn đề cũng như chi phí phải lấy ra để đền bù cho khách hàng khi mắc lỗi.

Nghe thì mới, nhưng thực chất, vấn đề này đã từng được GĐ Tài chính FECON đề cập đến trong kỳ Manager Summit 2018 và nhận được sự hưởng ứng nhiệt liệt. NQC năm 2019 sẽ quyết liệt hơn, xục vào từng thùng rác để nhặt ra những thứ còn có thể tiết kiệm được. Theo chuyên gia Nguyễn Hữu Thái Hòa, chúng ta có khả năng nâng cao tính tiết kiệm chi phí mỗi năm cho một doanh nghiệp.

FECON sẽ ngay lập tức bắt tay vào dự án NQC đầu tiên với đơn vị tiên phong là FECON South. GĐ FECON South đã xung phong để kiểm tra lại từng dự án của mình trong 3 năm qua để tìm ra lỗi, từ đó rút ra bài học cho các dự án tương lai.

Manager Summit là hoạt động thường kì được tổ chức từ năm 2015. Đây là dịp để đội ngũ lãnh đạo, quản lý cùng nhìn lại những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống và định hướng phát triển trong các giai đoạn tiếp theo. Và Manager summit 2019 đã kết thúc với nhiều vấn đề như thế.

Thay đổi để tốt hơn – là điều mà 140 lãnh đạo quản lý đã cam kết khi tham gia chương trình năm nay!